Provođenje inventure možda djeluje kao rutinski zadatak, ali svaki trgovac zna koliko je stresan i važan taj proces. Ponekad traje danima, remeti uobičajene prodajne aktivnosti i nosi visok oportunitetni trošak zbog izgubljene prodaje.
No, tu je i dodatni pritisak jer inventura donosi jasnu brojčanu ocjenu učinkovitosti upravljanja zalihama. Inventurni manjak nije trošak koji možete ignorirati — on mora biti pod kontrolom.
Vaše zalihe predstavljaju najveću stavku na bilanci. To je vaš uložen kapital koji stoji na policama i zaslužuje posebnu pažnju. U ovom vodiču proći ćemo kroz svih 10 ključnih koraka inventure kako bismo vam pomogli da smanjite stres i postignete točnije rezultate.
Ako nemate vremena za čitanje, uz obaj se blog veže i webinar:
Proces inventure
Svaka inventura je sustavan proces podijeljen u 10 međusobno povezanih koraka. Neki se koraci odvijaju paralelno, poput slaganja skladišta i sortiranja robe, dok se drugi mogu ponavljati, poput skeniranja artikala.
Cilj je uvijek isti: saznati gdje se što nalazi i dobiti točan inventurni rezultat (manjkovi i viškovi).
Cijelim procesom upravlja Administrator inventure - osoba koja vodi zaposlenike kroz njihov rad. Neki se poslovi u procesu mogu povjeriti i vanjskim tvrtkama za inventuru, ali neke morate obaviti sami.
Svaka polica (artikl) mora proći kroz sve stepenice procesa inventure. Da bi upravljanje tim procesom bilo lakše, možemo koristiti semafore za police:
Korištenjem semafora (papira u boji), svaki član inventure zna što na polici još treba odraditi. Poslovima može pristupiti bez da mu to netko kaže pa nema zastoja i povlačenja managera za rukav po skladištu.
S druge strane, sustav semafora Administratoru inventure omogućuje jednostavniji nadzor tijeka procesa. Samim prolaskom kroz police Administrator vidi u kojem su statusu i može na vrijeme intervenirati.
Sve su police u početku inventure crvene. Žute postaju tek kad su prebrojane, a zelene kada su upisane u listu (skener).
Korak 0: Priprema skladišta i robe
Priprema je pola posla. Prije nego što krenete s inventurom, pobrinite se da je skladište temeljito uređeno i organizirano - napravite "generalku". Riješite se nepotrebnih stvari, očistite prostor i složite robu tako da sve bude pregledno i dostupno.
Također, provjerite jesu li svi artikli pravilno označeni kodovima, odvojite oštećene proizvode i posložite robu tako da inventura može teći glatko.
Korak 1: Sortiranje robe
Sortiranje robe povjerite zaposlenicima koji dobro poznaju asortiman, poput skladištara i blagajnika. Cilj je grupirati proizvode prema barkodovima i pripremiti ih za brojanje.
Nakon sortiranja, police trebaju biti označene crvenim semaforom, što signalizira da su spremne za daljnju obradu, a roba na njima je uredno složena i grupirana.
Zadatci:
Potrebna oprema i alati:
Za ovaj zadatak je potrebno osigurati:
- Papir crvene boje i ljepljiva traka
Korak 2: Proknjižena skladišna dokumentacija
Prije početka brojanja, provjerite i proknjižite sve skladišne dokumente poput primki, otpremnica i povrata. Inventura uspoređuje knjigovodstveno stanje s realnim stanjem, stoga je važno da su svi podaci točni i ažurirani.
Korak 3: Brojanje
Brojanje podrazumijeva fizičku provjeru količine svakog artikla. Prebrojane količine zabilježite na naljepnice koje se lijepe uz barkod proizvoda, abarkovodi se okreću da budu lako vidljivi prilikom skeniranja.
Sljedeća slika prikazuje kako bi polica trebala izgledati nakon brojanja. Crveni semafor statusa police se zamjenjuje žutim.
Brojač mora obavijestiti administratora inventure kad je gotov s poslom brojanja. Administrator inventure će u svoj zapisnik upisati da je zadatak brojanja dovršen te organizirati skeniranje (upis u inventurnu listu).
Zadatci uloge Brojača:
Potrebna oprema i alati:
Za ovaj zadatak je potrebno osigurati:
- postit etikete ili slično (paziti da je ljepilo dovoljno jako)
- crne markere
- papir žute boje
Korak 4: Popisivanje (skeniranje)
Popisivanje izravno utječe na točnost inventure i važno ga je prepustiti pažljivim djelatnicima. Preporučuje se rad u paru, gdje jedan zaposlenik skenira, a drugi asistira.
Asistent osigurava pravilno označavanje skeniranih artikala i pazi da ništa nije preskočeno. Također Asistent Popisivaču primiče kodove i vraća robu na mjesto nakon skeniranja.
Označavanje skeniranih artikala je ključno. Treba se obavljati crvenim markerom.
Nakon skeniranja polica će izgledati kao na ovoj slici:
Popisivač mora obavijestiti administratora inventure kad je skeniranje ili upis u invenurnu listu dovršen. Administrator to bilježi u svoj zapisnik i organizira poslove Kontrole.
Zadatci Popisivača
Zadatci Asistenta
Potrebna oprema i alati:
Za ovaj zadatak je potrebno osigurati:
- barkod skener / aplikaciju za inventuru
- crveni marker
- zeleni papir i ljepljivu traku
Korak 5: Kontrola i korekcije
Ključan korak inventure, pogotovo za obveznike revizije, je kontrola točnosti popisa za vrijeme samog provođenja procesa inventure.
Zadatak Kontrolora je da usporedi prebrojanu ili popisanu (skeniranu) količinu sa količinom koja se stvarno nalazi na polici.
Kontrolor inventure će nadzor ispravnosti obaviti na temelju uzorka od nekoliko artikala na polici. Osobno će još jednom prebrojati artikle te usporediti svoj zbroj s količinom koju je popisivač upisao u inventurnu listu (skenirao) i koju je Brojač upisao na post-it.
Ako je polica prošla kontrolu, biti će označena s "OK", ako je treba ponovno brojati, kontrolor će je označiti crvenim semaforom. Ako nađe grešake, Kontrolor obaviještava Administratora da organizira Korektora za novo brojanje dijela ili cijele police.
Sve post-ite s greškama Administrator će ukloniti prije novog brojanja. Polici će ponovno dodjeliti radnika da prebroji artikle, upiše količinu i postavi post-it pored barkoda artikla.
Glavni alat Kontrolora je Kontrolni zapisnik inventure. To je dokument u koji se upisuju podatci o obavljenoj kontroli i rezultatima iste. Ulogu kontrole ponekad mogu imati i revizori.
Potrebni alati i oprema
Za zadatak Kontrolora i Korektora potrebno je osigurati:
- učinkovit sustav vođenja polica po statusima i komunikacije između članova teama
Korak 6: Izrada inventurne liste
Nakon što su svi arikli prebrojani i upisani u sustav inventure, vrijeme je za prvo "podvlačenje crte". Ovo su samo prvi inventurni rezultati na temelju kojih ćete organizirati ispravke i usklade i tek nakon toga finalni inventurni rezultat.
Korak 7: Čišćenje
Možda i zvuči smiješno, ali čišćenje i priprema prodajnog prostora za normalan rad sljedećeg dana, sastavni su dio inventure. Ovaj posao se sastoji od uklanjanja post-ita i ostalih tragova inventure. Ne zahtjeva nikakva znanja i iskustva pa ga mogu obavljati svi.
Korak 8: Ispravci i usklade
Prvi inventurni rezultat samo je privremen. Prije zaključivanja inventure još uvijek možete potražiti najveće razlike, provjeriti skladišnu dokumentaciju i uskladiti stanje.
Ispravke i usklade možete obavljati u Inventurnoj listi ili izravno u Inventurnom zapisniku, ovisno o poslovnom sustavu kojeg koristite.
Korak 9 i zaključak: Finalni inventurni rezultat
Službena potvrda vašeg dobrog upravljanja zalihama je finalani inventurni rezultat s manjkovima i viškovima.
Dobar se rezultat može postići samo dobro vođenim skladišnim procesima tijekom cijele godine. Inventura ne može nadomjestiti gubitke zbog neurednog skladišta, ali može postaviti zdrave temelje za promjene na bolje. Uostalom, ni troškovi inventurnih manjkova nisu zanemariva stavka, zar ne?
Zato je neophodno da proces inventure bude dobro vođen i detaljno organiziran. Korak-po-korak, s dobrim provedbenim planom, bez zastoja i dodatnih troškova, uz maksimalizaciju doprinosa svakog člana vašeg tima.
Kako pripremiti tvrtku za godišnju inventuru?