Knjigovodstvena dokumentacija može biti veliki izazov za vlasnike firmi, ali s pravim pristupom i organizacijom, proces može postati daleko jednostavniji i manje stresan.
U ovom ćemo članku proći kroz nekoliko ključnih koraka za učinkovitu pripremu dokumentacije, kako biste vi i vaš knjigovodstveni servis uvijek bili "on the same page" – doslovno i figurativno.
Modeli suradnje s knjigovodstvenim servisom
Suradnja između vas i vašeg knjigovodstvenog servisa može se podijeliti u dvije glavne opcije: klasična ili on-line suradnja. U ovisnosti o razini knjigovodostvene podrške koju želite, poslovnom sustavu kojeg koristite te vašim internim organizacijskim mogućnostima, odabrati ćete model suradnje koji vam najbolje odgovara.
Klasični način dostave dokumentacije
Tradicionalan način podrazumijeva da klijent na kraju mjeseca ispiše potrebne dokumente iz svog poslovnog programa te, zajedno s drugom fizičkom dokumentacijom, sve dostavi knjigovođi. Neki knjigovodstveni servisi nude uslugu prikupa dokumentacije na lokaciji klijenta, a može se dogovoriti i email dostava skenirane (ili .pdf) dokumentacije.
Administrativno opterećenje je veće pa se ovaj oblik suradnje predlaže tvrtkama koje imaju vlastiti odjel administracije zadužen za komunikaciju s knjigovodstvenim servisom.
On-line knjigovodstvo
Digitalno doba donijelo je nova rješenja koja omogućuju automatsko povezivanje između vas i vašeg knjigovodstvenog ureda putem cloud platformi.
Dokumentacija se dijeli putem zajedničkog sustava kojem pristupate i vi i vaš knjigovođa, a sve potrebne informacije dostupne su u realnom vremenu. Kod on-line računovodstva, administrativno opterećenje je minimalno. Od toga profitiraju i tvrtke s vlastitom administracijom i "one-man-band" organizacije.
Kod on-line knjigovodstva, klijent dostavlja samo osnovnu dokumentaciju (većinom samo ulazne račune). To najbolje prikazuje usporedna tablica u nastavku.
Tablica: Usporedba dostave dokumentacije za maloprodajnu tvrtku u klasičnom i on-line modelu suradnje.
Izbor modela suradnje s knjigovodstvom ovisi o vašim poslovnim potrebama i preferencijama. Uvjet za on-line model suradnje je da klijent i knjigovođa rade u istom poslovnom sustavu. Ako tek krećete s poslovanjem, odaberite online knjigovodstvo zbog praktičnosti, jednostavnosti i fleksibilnosti.
Dobar program: osnovni preduvjet za urednu knjigovodstvenu dokumentaciju
Gotovo sva dokumentacija za knjiženje dobiva se iz poslovnog programa kojeg klijent koristi u svom radu.
Kvalitetno programsko rješenje omogućiti će izradu svih prodajnih, skladišnih i ostalih dokumenata. To osigurava točne informacije važne za poslovanje (npr stanje zaliha) kao i ažurne knjigovodstvene obrade poslovnih događaja.
Audax je e-racuni ERP računovodstveni ured. Rado ćemo Vam predstaviti mogućnosti programa i pomoći u implementaciji u svakodnevno poslovanje.
Zatražite ponudu
Za sva pitanja oko dokumentacije s računovodstvom treba biti zadužena samo jedna osoba u Vašem timu. Na taj je način odgovornost točno definirana, a document flow zadovoljavajući. Ponekad su rješenje i virualni asistenti.
Check lista dokumenata
Jedan od prvih koraka koje je potrebno napraviti kad krenete u suradnju s knjigovodstvom jest sastavljanje check liste dokumenata. Ova lista predstavlja popis svih potrebnih dokumenata koje knjigovodstveni servis od vas treba na redovnoj bazi za ažurnu računovodstvenu obradu.
Na početku suradnje, vaš knjigovodstveni servis sastavit će listu specifičnih dokumenata koje treba primati (npr. računi dobavljača, izlazni računi, bankovni izvadci, ugovori itd.). S vremenom, kako se poslovanje razvija, moguće je da će se lista mijenjati i ažurirati kako bi odgovarala novim potrebama. Check lista olakšava organizaciju i sprječava da bilo koji dokument "nestane" ili bude zaboravljen, osiguravajući da je sve spremno za obradu u dogovorenom roku.
Dostava dokumentacije: pojedinačno ili "sve odjednom"?
Kad je riječ o dostavi dokumentacije, knjigovodstveni servisi obično nude dvije opcije:
Pojedinačna dostava dokumentacije: U ovom modelu, klijent svaki dokument (npr. račun dobavljača) dostavlja odmah po primitku, najčešće putem emaila u knjigu pošte knjigovodstvenog servisa. Pojedinačna dostava je praktična, jer dokumentacija odmah ide na obradu, a vama ostaje manje posla na kraju mjeseca. Ovaj pristup je idealan ako je digitalna arhiva prepuštena knjigovođi i ako nema potrebe za dodatnim arhiviranjem s vaše strane. Također, ovaj model snažno preporučujemo malim firmama i one-man-band projektima.
Grupna dostava dokumentacije: Drugi pristup je da tijekom mjeseca prikupljate sve dokumente i šaljete ih knjigovođi odjednom, obično na kraju mjeseca. Ovo može biti praktično ako ste navikli sami voditi arhivu ili imate već pripremljene digitalne kopije dokumenata. Grupna dostava također se može odvijati emailom, a preporučuje se organizirati dokumente po vrsti i u folderima po mjesecima radi lakše obrade.
Pojedinačna dostava dokumentacije u praksi se pokazala učinkovitija. Svojim dobavljačima također možete reći da račune emailom šalju direktno u knjigu pošte i digitalnu arhive vaše tvrtke. Na taj način imate manje gnjavaže s papirima, a poslovanje funkcionira kao "švicarski sat".
Kakve probleme i troškove uzrokuje nekompletna i neuredna dokumentacija?
Kašnjenje i nedostavljanje potpune knjigovodstvene dokumentacije može uzrokovati niz problema za tvrtku. Iako se možda čini da mali propusti ne utječu bitno na poslovanje, posljedice mogu biti ozbiljne i dugoročne.
Evo nekoliko problema koje možete izbjeći:
- Nemogućnost ažurnog vođenja knjigovodstva i rizik od kazni: Kada knjigovođa nema sve potrebne dokumente, nemoguće je precizno i ažurno evidentirati poslovne promjene. To može rezultirati kašnjenjem u predaji zakonski obveznih obrazaca ili plaćanja poreznih obveza. U slučaju porezne kontrole, nekompletna dokumentacija može voditi do kazni i dodatnih troškova.
- Povećana cijena računovodstvenih usluga: Neuredno dostavljanje dokumentacije vodi do dodatnih radnji za knjigovođu. U tom slučaju knjigovodstveni servis mora provesti dodatno vrijeme u rasknjižavanju, provjeri i ponovnom knjiženju podataka, čak i ponovnom slanju PDV i sl. prijave. To može značiti povećane troškove za klijenta, a mnogi servisi u takvim slučajevima primjenjuju dodatne naknade za naknadne obrade i korekcije prethodnih perioda (mjeseci).
- Nedostatak ažurne slike poslovanja: Kada dokumentacija nije potpuna, podaci u poslovnim izvješćima nisu točni i ažurni, što vam otežava donošenje poslovnih odluka. Bez potpunog uvida u financijsko stanje, rizik je veći da se donesu krive odluke vezane uz troškove, investicije i planiranje. Ažurne informacije važne su i za komunikaciju s bankama, investitorima ili partnerima koji često traže provjerene podatke o financijskom stanju tvrtke.
Neredovito dostavljanje dokumentacije može uzrokovati daleko više stresa i troškova nego što se na prvi pogled čini. Stoga je dobro pratiti dokumentaciju prema check listi, dostavljati je na vrijeme i birati sustav rada s knjigovodstvom koji će vam olakšati život i osigurati precizno praćenje poslovanja.
Digitalna arhiva – uvijek pri ruci
Jedna od glavnih prednosti modernog knjigovodstva je mogućnost digitalnog arhiviranja. Digitalna arhiva omogućuje vam da na jednostavan način dođete do potrebnih dokumenata, čak i godinama unazad. Sve je pohranjeno na sigurnom mjestu, a vi imate pristup kad god vam zatreba.
Mnogi suvremeni knjigovodstveni servisi nude klijentima vlastiti digitalni arhivski prostor. Time štede vrijeme i klijentima i sebi jer se sve može pronaći na jednom mjestu, bez nepotrebnog kopanja po hrpama papira ili trošenja vremena na traženje dokumenta u emailovima.
Audax digitalna rješenja koja čine razliku
Zahvaljujući poslovnim programima kao što su e-racuni.com , dokumentacija kao da nastaje automatski! Sve što treba je sve dokumente slati u zajednički sustav. Ondje su dostupni u Knjizi pošte, digitalnoj arhivi svih dokumenata Vaše tvrtke.
Digitalna arhiva Knjiga primljene pošte
Osoba zadužena za administraciju unutar Vaše tvrtke također ima pristup Knjizi pošte pa je osigurana dosljednost i kompletnost dokumentacije.To znači manje papira za vas, a više preciznih informacija za svakodnevne poslovne odluke (poput stanja zaliha ili trenutnog prometa).
Za kraj
Priprema i dostava knjigovodstvene dokumentacije ne mora biti komplicirana! Odaberite model suradnje koji vam najviše odgovara, pridržavajte se check liste, odlučite o načinu dostave dokumenata i razmotrite prednosti digitalne arhive. S ovim koracima možete biti sigurni da ste uvijek spremni na vrijeme i da vaš knjigovođa ima sve što mu treba za brzu i učinkovitu obradu.
Kako učinkovito pripremiti dokumentaciju za knjigovodstvenu obradu?