Podatak o minimalnoj zalihi ubrzati će postupak naručivanja robe od dobavljača. Posebno je važan u maloprodajnim operacijama gdje su nabave česte i u manjim količinama.
Glavni zadatak minimalne zahlihe je osigurati zadovoljenje potražnje u periodu između dvije nabave. Na minimalnu zalihu utječe nekoliko parametara koje bolje upoznajemo u nastavku, a računamo je po formuli:
MinZaliha = (PDP x BDN) + DisplayStock + SafetyStock
PDP = prosječna dnevna prodaja , BDN = broj dana nabave, Display = količina za izaganja, SafetyStock = količina za sigurnost u slučaju poremećaja u lancu nabave
Minimalna zaliha određuje se uz nekoliko parametara
Osnovna dva parametra koja ulaze u izračun minimalne zalihe su prosječna dnevna prodaja i duljina nabavnog procesa. Kada ih pomnožimo, dobivamo prijedlog minimalne zalihe potrebne da skladište "izdrži" do dolaska robe. Osim ovih dinamičkih parametara, treba u ozbir uzeti i količine za izlaganje te količine za "svaki slučaj".
Prosječna dnevna prodaja (PDP)
Izračun prosječne dnevne potražnje (prodaje) za svaki artikl osigurava točnije planiranje zaliha, ali i izračun oportunitetnog troška zbog out-of-stock situacija. Prosječnu dnevnu prodaju dobivamo kad ukupnu prodanu količinu nekog artikla podijelimo s brojem dana perioda kojeg analiziramo.
PDP = Prodana Količina / Broj Dana
u nekom promatranom periodu
Problem točnosti broja dana promatranog perioda.
U praksi se često događa kako police nisu uvijek pune i robe nemamo uvijek na skladištu. Ako je proizvod bio nedostupan, kupci ga nisu mogli kupiti. Zato takve OOS (out-of-stock) dane treba oduzeti od ukupnog broja dana perioda za koji izračunavamo prosječnu dnevnu prodaju.
To će povećati izračunatu vrijednost prosječne dnevne prodaje. Zato jer istu prodanu količinu, nakon korekcije za OOS periode, dijelimo s manjim brojem dana.
Primjer: U periodu zadnjih 3 mjeseca (90 dana) artikl je prodan u količini 1321 komad. U tom promatranom periodu 36 dana artikl nije bio na zalihama (OOS). Kolika je prosječna dnevna prodaja?
Standardni izračun | Korekcija za OOS periode | |
Prodana količina u periodu | 1321 kom | 1321 kom |
Broj dana u peirodu | 90 dana | 54 dana ( = 90-36) |
Prosječna dnevna prodaja | 14,67 kom/dnevno | 24,46 kom/dnevno |
Kod primjene korekcije za OOS periode lako možemo izračunati i oportunitetni trošak zbog OOS situacija. To je naša izgubljena prodaja koju smo mogli ostvariti da smo imali dovoljno robe. Nadovezujući se na prethodni primjer, u 36 out-of-stock dana, mogli smo prodati još 880 komada. Samo da je nabavni proces bio dovoljno optimiziran, umjesto 1.321 komad, prodali bismo 2.201 komad.
Broj dana nabave (BDN)
Najjednostavnije rečeno, radi se o prosječnom broju dana koji su potrebni da bi se roba naručila od dobavljača, zaprimila na skladište i pripremila za prodaju kupcima. Ovaj je parametar posebno važan kod maloprodaje gdje su nabave česte i u manjim količinama.
Što je duljina nabavnog procesa veća, biti će potrebno kupiti više zaliha kako ne bismo ostajali bez robe dok čekamo isporuku.
Za izračun prosječnog broja dana nema posebne formule. Treba analizirati podatke o vremenu potrebnom da dobavljač isporuči robu. Računamo od trenutka kada smo mu poslali našu narudžbu.
U e-racuni poslovnom programu, analiza prosječnog broja dana nabave obavlja se kroz dokument Narudžba dobavljaču. Tu se automatski bilježe svi datumi potrebni za analizu ovog parametra pogotovo važnog za FMCG maloprodajno okruženje.
Količina potrebna za izlaganje (DisplayStock)
U maloprodaji, proizvod mora biti vidljiv na polici kako bi ga potrošači mogli kupiti. To znači da u izračun minimalne zalihe nekog artikla, u obzir treba uzeti i količinu potrebnu za izlaganje proizvoda u maloprodajnoj jedinici. Sitnije proizvode obično treba izlagati u većoj količini kako bi uopće bili vidljivi na policama.
Količinu potrebnu za izlaganje proizvoda u maloprodajnim jedinicama ubrajamo u izračun minimalne zalihe. Na taj način osiguravamo da su proizvodi uvijek atraktivno predstavljeni (jer ih ima dovoljno) te minimaliziramo utjecaj lošeg pozicioniranja na prodajne rezultate.
Svaka maloprodajna jedinica obično ima svoje prostorne specifičnosti. Tu je i niz različitih utjecaja koji utječu na neujednačenost prodajnih rezultata. To svakako treba uzeti u obzir kod planiranja zaliha u multi-kanalnom načinu prodajnih operacija.
Sigurnosna količina (SafetyStock)
Za strateški važne artikla uvijek je dobro planirati i sigurnosnu količinu. To je određena zaliha koja se koristi u slučaju zastoja u nabavnom lancu te osigurava da su proizvodi od presudne važnosti uvijek dostupni kupcima. Sigurnosna količina se izračunava po formuli:
SafetyStock = Prosječna dnevna prodaja x Planirana pokrivenost
Prosječnu dnevnu prodaju smo obradili na početku ovog članka, a planirana pokrivenost je zapravo broj dana za koji želite osigurati stock za "svaki slučaj".
Ovako dobivenu sigurnosnu količinu dodajemo u izračun minimalne zalihe.
Gdje se u e-računima upisuje podatak o minimalnoj zalihi?
U e-racuni.com ERP-u minimalnu zalihu upisujemo u matičnim podacima o artiklima do kojih dolazimo u modulu Prodaja, odabirom stavke Artikli. Osim ručnim upisom artikl po artikl, podatak o minimalnoj zalihi se može svim artiklima upisati i uvozom iz Excel datoteke.
Nakon što je minimalna zaliha upisana, kod sastavljanja prodajnih dokumenata (ponude, računi, narudžbe kupaca) prikazivat će se poruke upozorenja ukoliko je raspoloživa zaliha manja od minimalne.
Osim upozorenja, u modulu "Izvještavanje" u sekciji "Zalihe" postoji i izvještaj "Popis artikala ispod minimalne zalihe" kojeg je moguće dobiti u Excel formatu te vrlo brzo izračunati količinu za sljedeću narudžbu dobavljaču.
Kratak zaključak
Iako djeluje banalno, podatak o minimalnoj zalihi može biti presudan u organizaciji procesa nabave. Pogotovo kod čestih nadopuna zaliha u manjim količinama. U e-racuni poslovnom programu moguće je dobiti Excel izvještaje sa svim podatcima bitnim za izračun prosječne dnevne prodaje i OOS perioda. Ugrađena anlitika ove razine, rezervirana je za višestruko kompleksnija ERP rješenja, pa je u e-računima treba obavljati ručno.
Minimalna zaliha, što na nju utječe i kako je izračunati