Godišnja inventura je složen proces koji zahtijeva suradnju različitih timova unutar poduzeća, svaki sa specifičnim zadacima i odgovornostima. Razumijevanje i jasno definiranje ovih uloga ključno je za učinkovito i točno provođenje inventure. U nastavku su opisane glavne uloge u procesu.
Uloge teama za inventuru
Team za inventuru je vojska što većeg broja zaposlenika. Ako zaposlenika nema dovoljno, uvijek možete potražiti pomoć studentskog servisa ili ih posuditi iz druge poslovnice.
Da bi i vanjski suradnici, koji ne poznaju vaš asortiman, bili učinkoviti, proces provođenja inventure mora biti digitaliziran. Specijalizirani alati omogućuju unisono upravljanje neograničenim brojem "radilica" - svih ostalih pčela u košnici inventure.
1. Stručnjaci za Sortiranje
- Zadaci: Stručnjaci za sortiranje su zaposlenici koji svakodnevno rade s proizvodima određene kategorije (odjela). Njihov glavni zadatak je grupiranje istovrsnih proizvoda te osiguravanje da svaki proizvod ima jasno istaknut EAN kod ili drugu jedinstvenu oznaku. Blagajnici i skladištari su pravi profesionalci za ovaj posao.
- Važnost uloge: Ova uloga je ključna jer olakšava proces prebrojavanja i osigurava da su svi proizvodi pravilno identificirani i kategorizirani prije početka inventure. Osim što grupiraju artikle, stručnjaci za sortiranje čiste skladište
2. Brojači
- Zadaci: Brojači su odgovorni za prebrojavanje grupiranih proizvoda i zapisivanje ukupne količine na naljepnicu pored EAN koda. Iako je ovo relativno jednostavan zadatak, brojači trebaju imati osnovno poznavanje proizvoda kako bi mogli uočiti i ispraviti pogrešno grupirane artikle.
- Uloga u Procesu: Svi članovi tima obavljaju ulogu brojača dok se ne započne s upisom u inventurni zapisnik. Preciznost brojača izravno utječe na točnost inventurnog zapisnika. i treba je kontrolirati. Posao kontrole obavljaju Kontrolori.
3. Popisivači i Asistenti popisivača
- Zadaci: Popisivači su zaduženi za rukovanje barkod čitačima i skeniranje EAN kodova i količina zapisanih od strane brojača. Bitno je da popisivači budu educirani za rad sa skenerom, uključujući ispravke skeniranja, pretragu već skeniranih artikala, brisanje dvostrukih zapisa i ostalim upravljanjem skenerom.
- Učinkovitost: Popisivači su najučinkovitiji kada imaju asistente koji im pomažu u procesu.
Asistenti Popisivača
- Zadaci: Asistenti su zaduženi za primicanje EAN kodova popisivačima na skeniranje i barataju s proizvodima kako Popisivači ne bi trebali.. Njihova uloga je ključna za održavanje redoslijeda jer asistenti osiguravaju da su svi proizvodi pravilno popisani.
- Važnost uloge: Prisutnost asistenta omogućuje da popisivač može biti koncentriran isključivo na skeniranje, čime se smanjuje vjerojatnost pogrešaka. Maksimalno se ubrzava se proces skeniranja i povećava točnost
5. Kontrolori
- Zadaci: Kontrolori imaju ključnu ulogu u provjeri točnosti prebrojavanja koje obavljaju Brojači. Oni prolaze kroz segmente, poput redova skladišta ili određenih dijelova prodajnog prostora, i ponovno, za kontrolu prebrojavaju određene artikle. Njihov zadatak je potvrditi da je na u inventuru upisana ispravna količina. Zamjenici voditelja u paru s dobrim poznavateljem asortimana idealni su kandidati za kontrolore.
- Reagiranje na Pogreške: Ako kontrolori pronađu pogrešku, odmah ju ispravljaju. U slučaju otkrivanja višestrukih grešaka u segmentu, mogu predložiti ponovno prebrojavanje cijelog segmenta kako bi se osigurala maksimalna točnost.
6. Administratori
- Zadaci: Administratori su alfa i omega svake inventure. To su obično store manageri ili voditelji skladišta. Oni su odgovorni za nadzor cijelog procesa inventure i osiguravaju da se svi podaci prikupljeni tijekom procesa inventure pravilno i točno bilježe u poslovni sustav.
- Upravljanje Podacima: Ova uloga je ključna za očuvanje integriteta podataka inventure. Administratori upravljaju svim segmentima i ulogama inventure i moraju poznavati sve detalje asortimana
7. Popravljači
- Zadaci: Popravljači ulaze u proces nakon završetka inventure, a kod većih asortimana mogu biti podređeni Kontrolorima. Njihov zadatak je ponovno prebrojavanje ukupnog stanja artikala koji se nalaze na live inventurnim razlikama, ili razlikama koje su dobivaju nakon obrade rezulrara inventure. .
- Komunikacija s Administratorima: Popravljači su odgovorni za evidentiranje eventualnih ispravki Administratorima. Ovo osigurava da se sve razlike i neslaganja riješe i prije konačnog zatvaranja inventurnog procesa.
8. Čistači
- Zadaci: "Ukloniti tragove" inventure i pripremiti prodajni prostor i skladišta za normalan nastavak rada. Tu će najprije završiti djelatnici koji su pokazali slabu zainteresiranost za proces rada.
- Komunikacija s Administratorima: teamom Čistača upravlja Administrator. Ako se procesom inventure upravlja centralizirano i u "live" vremenu, Administratori mogu pratiti statuse stotina i stotina segmenata odjednom.
Zaključak
Svaka od ovih uloga igra ključnu ulogu u osiguravanju točnosti i efikasnosti godišnje inventure. Pravilnim definiranjem i raspodjelom odgovornosti među Stručnjacima za sortiranje, Brojačima, Popisivačima, Asistentima popisivača, Kontrolorima, Administratorima i Popravljačima, poduzeće može postići visoku razinu preciznosti u svojim inventurnim zapisima, što je od vitalnog značaja za točno izvještavanje i usklađenost s poslovnim i zakonskim standardima.
Uobičajeni radni zadaci tima za provođenje inventure